Redegjørelse etter åpenhetsloven

Om åpenhetsloven

Åpenhetsloven er en lov vedtatt av Stortinget, som trådte i kraft 1. juli 2022. Loven har som formål å fremme virksomhetens respekt for grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold, samt å sikre allmennhetens tilgang til informasjon.

Innledning

Denne redegjørelsen beskriver hvordan Frontkom arbeider for å identifisere og vurdere negative konsekvenser som kan oppstå som følge av brudd på, eller risiko for brudd på, grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold. Videre forklarer den hvilke tiltak og rutiner Frontkom har implementert for å forebygge og redusere slike konsekvenser.

Formålet med denne redegjørelsen er å gi allmennheten innsikt i hovedfunnene fra våre aktsomhetsvurderinger, samt eventuelle tiltak som er iverksatt. Vår tilnærming til aktsomhetsvurderinger er i samsvar med internasjonale standarder, inkludert FNs veiledende prinsipper for næringsliv og menneskerettigheter (UNGP), og OECDs retningslinjer for flernasjonale selskaper.

Denne redegjørelsen oppdateres årlig innen 30. juni, og ved vesentlige endringer i selskapets risikovurderinger.

Om Frontkom

Frontkom ble grunnlagt i Fredrikstad (Norge) som «Front Kommunikasjon» i februar 2000. I 2008 ble selskapet omorganisert til et digitalt konsulenthus og har siden vokst til nesten 80 teammedlemmer.

Vi har egne kontorer og tilgang til delte kontorer på følgende lokasjoner i Europa: Trondheim, Fredrikstad, Oslo, Funchal og Warszawa. I tillegg har vi ansatte som arbeider eksternt fra Sverige og andre lokasjoner i Portugal, Polen og Ukraina.
Etter fusjonen med NyMedia sent i 2023 er Frontkom nå omfattet av åpenhetsloven fra og med 2024.

Frontkom har etablert en «Code of Conduct» for å sikre ansvarlige leverandørkjeder og partnerskap, som beskriver konsernets forventninger og krav innen ulike områder knyttet til samfunnsansvar og miljø, inkludert grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold.

Årsrapport i henhold til åpenhetsloven

Vi har etablert følgende retningslinjer og rutiner for å håndtere faktiske og potensielle negative konsekvenser for grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold:

Frontkom startet aktsomhetsvurderingene med en generell analyse av egen virksomhet, leverandører og forretningspartnere. Vår egen virksomhet omfatter aktiviteter i Norge, Polen og Portugal. Vi kjøper også andre tjenester for vår drift, slik som kontorleie, servertjenester, programvarelisenser og andre digitale plattformtjenester.

For å sikre rettferdige arbeidsforhold har alle ansatte i Frontkom en skriftlig arbeidsavtale på et språk de forstår, i samsvar med nasjonale lover og regler. Vi opererer i tre ulike land med en dedikert landsansvarlig for å sikre etterlevelse av nasjonale regler og forskrifter der den ansatte er ansatt, inkludert arbeidsrett, likestilling, ikke-diskriminering mv.

Vi arbeider aktivt med likestilling ved å samarbeide med nasjonale myndigheter i Norge og utdanningsinstitusjoner i Portugal for å tiltrekke og rekruttere personer med ulik bakgrunn gjennom for eksempel arbeidspraksis, språkpraksis, praksisplasser mv. I 2022 var 33 % av alle nyansettelser kvinner, og vi arbeider kontinuerlig for å oppnå en sunn kjønnsbalanse.

Menneskerettigheter hos leverandører og interesseorganisasjoner

I tillegg til å sikre rettferdige arbeidsforhold vurderer vi også hvert potensielt kjøp, samarbeidspartner, leverandør mv., for å sikre at vi benytter pålitelige aktører når det gjelder arbeidsrettigheter, bærekraft, menneskerettigheter mv.

Frontkom anerkjenner og opererer i samsvar med menneskerettighetene, FN-konvensjonene og ILO-konvensjonene som håndheves av nasjonale myndigheter i landene hvor vi opererer.

Vi har en bærekraftsgruppe som leder Frontkom sitt arbeid med å bidra til å oppnå FNs bærekraftsmål.

For å sikre at selskapene i Frontkom-konsernet overholder OECDs retningslinjer for internprising for flernasjonale selskaper, er det etablert en avtale mellom selskapene i konsernet.

Varslingsrutine

Hos Frontkom har vi en organisasjonsstruktur med klare rapporteringslinjer. Vi oppfordrer ansatte til først å ta opp saker med sin nærmeste leder. Dersom det er nødvendig å eskalere saken videre, skal organisasjonsstrukturen benyttes som eskaleringsvei.

Forankring av ansvar

På styremøtet den 21. juni 2024 ble en egen sak om konsernets arbeid med åpenhetsloven behandlet.

Kartlegging av leverandører

Vi har innhentet en fullstendig oversikt over leverandører og forretningspartnere vi har hatt i perioden. Etter den innledende kartleggingen, hvor vi sorterte leverandører og andre partnere etter størrelse og risikoprofil, valgte vi et representativt utvalg som vi med rimelighet kan påvirke til å delta i vår undersøkelse. Denne undersøkelsen forventes gjennomført sommeren 2024 for å gi oss økt innsikt i potensielle negative konsekvenser.

Kontraktsmessige krav

I alle nye leverandørkontrakter vil krav knyttet til åpenhetsloven bli innarbeidet. Dette vil gi Frontkom mulighet til å følge opp disse kravene tett og forplikte leverandører til aktivt å arbeide med åpenhet i sin virksomhet.

Resultater fra aktsomhetsvurderinger

Gjennom våre aktsomhetsvurderinger har vi avdekket følgende faktiske negative konsekvenser: Ettersom leverandørundersøkelsen pågår, må vi avvente resultatene før vi kan trekke noen konklusjoner.

I tillegg har vi identifisert følgende vesentlige risikoer for negative konsekvenser: Samme som punktet ovenfor.

For å stanse avdekkede negative konsekvenser har vi iverksatt følgende tiltak: Samme som punktet ovenfor.

For å redusere vesentlige risikoer for negative konsekvenser har vi iverksatt følgende tiltak: Samme som punktet ovenfor.

Iverksette tiltak har gitt følgende resultater eller forventede resultater: Samme som punktet ovenfor.

Kontakt med Frontkom

Frontkom mottar henvendelser knyttet til åpenhetsloven via en dedikert e-postadresse: transparency@frontkom.com.